Prechod z iného účtovného programu alebo od účtovníka

Čo budeš potrebovať?

Dva súbory a jeden dátum: obratovú predvahu (zostatky všetkých účtov) ku dňu pred prechodom, zoznam faktúr neuhradených k tomu istému dňu a dátum, od ktorého účtuješ v Podvojke.

1. Dátum prechodu – prvý deň, ktorý zaúčtuješ v Podvojke (napr. 1. 1. 2027 alebo 1. 11. 2026). Zostatky v predvahe sú ku dňu predtým.
2. Obratová predvaha – zoznam účtov so zostatkom na strane MD alebo D. Stačí aj súvaha s výsledovkou, ak obsahujú všetky účty.
3. Zoznam neuhradených faktúr – vystavené aj prijaté: číslo, partner a jeho IČO, dátum vystavenia, splatnosť, suma a koľko zostáva uhradiť.

Súbory môžu byť CSV (aj v kódovaní Windows-1250, s oddeľovačom bodkočiarka, čiarka alebo tabulátor) alebo XLSX. Na začiatok si stiahni vzory: vzor predvahy a vzor zoznamu faktúr.

Ako dostanem predvahu z doterajšieho programu?

V doterajšom programe vytlač obratovú predvahu ku dňu pred prechodom a exportuj ju do Excelu alebo CSV. Ak ti účtovníctvo viedol účtovník, vypýtaj si ju od neho v Exceli, nie v PDF.

Väčšina programov vie zostavu (predvahu, saldokonto) uložiť do Excelu. Podvojka nerozpoznáva program, ale hlavičku tabuľky – stĺpce ako Účet, Názov, Počiatočný stav, Obraty, Konečný stav alebo Zostatok MD a D. Po nahratí súboru hneď vidíš priradenie stĺpcov (napr. „Účet → A · Konečný stav MD → E“) a pod každou hodnotou, ako ju Podvojka prečíta. Keď hlavičku nespozná alebo stĺpec priradí zle, opravíš to výberom pri stĺpci – na mobile sú stĺpce pod sebou.

POHODA

Podľa príručky POHODA: v agende Účtovný denník otvor tlač (CTRL+T), vyber zostavu Obratová predvaha, daj Náhľad a v ňom Export zostavy (ALT+E). Pohoda uloží zostavu ako XLS – súbor otvor v Exceli a ulož ako .xlsx alebo .csv, starý formát .xls Podvojka nečíta. Neuhradené faktúry nájdeš v agende Saldo (zostava k dátumu so zaškrtnutím „Odstrániť záznamy vyrovnaného salda“), exportuješ ich rovnako.

Iné programy

V Money S3, Omege a ďalších programoch hľadaj zostavu obratovej predvahy a pri nej export do Excelu alebo CSV; zoznam faktúr exportuješ zo zoznamu vystavených a prijatých faktúr s filtrom na neuhradené. Presný postup sa líši podľa verzie programu – ak si nie si istý, vypýtaj si súbory od účtovníka alebo podpory programu.

Ako má vyzerať súbor s predvahou?

Jeden riadok na účet: číslo účtu, názov a zostatok MD alebo D. Medzisúčty a riadky Spolu nevadia – Podvojka ich spozná a nezaráta dvakrát.

• Sumy môžu mať desatinnú čiarku, medzery v tisícoch aj mínus na konci (1 234,56-).
• Analytické účty (311100, 311.100, 311/100) sa prenesú ako analytiky 311.100. Chýbajúce analytiky Podvojka založí, alebo ich spojí na syntetický účet – vyberieš si.
• Syntetický účet musí byť v účtovom rozvrhu firmy. Ak chýba, sprievodca ho vypíše a pridáš ho jedným tlačidlom.
• Riadok syntetického účtu, ktorý len sčítava svoje analytiky, sa preskočí. Rovnako riadky Spolu, Trieda 3 a medzisúčty skupín.
• Uzávierkové účty 701, 702, 710 z pôvodného programu sa neprenášajú – otvárací zápis si Podvojka zostaví sama. Podsúvahové účty (75x – 79x) sa cez 701 neprenášajú.

Ako Podvojka zaúčtuje počiatočné stavy?

Jedným otváracím zápisom cez začiatočný účet súvahový 701: účty so zostatkom MD na stranu MD, účty so zostatkom D na stranu D, protiúčet 701. Keďže predvaha je vyrovnaná, účet 701 po zápise vyjde na nulu.

Pri prechode počas roka (napr. k 1. 11.) prenesie Podvojka rovnako aj nákladové a výnosové účty 5xx a 6xx so zostatkami od začiatku roka. Výsledok hospodárenia roka tak bude úplný – v Podvojke uvidíš zisk za celý rok, nielen od prechodu – a podklady k daňovému priznaniu sedia.

Čo sprievodca skontroluje pred zaúčtovaním?

Že súčet zostatkov MD sa rovná súčtu D, že všetky účty sú v účtovom rozvrhu a že sedí stav banky. Kým je v kontrole chyba, zaúčtovať nepustí.

• MD = D – pri rozdiele ukáže sumu. Najčastejšia príčina: pri prechode počas roka chýbajú účty 5xx a 6xx, alebo sú v súbore aj súčtové riadky bez označenia.
• Účty – chýbajúce syntetické účty pridáš tlačidlom, analytiky sa založia samy.
• Banka – stav účtu 221 porovná s nahratým výpisom k dňu pred prechodom. Ak výpis ešte nemáš, ukáže sumu na kontrolu.
• Zápisy pred dátumom prechodu – ak si už niečo s dátumom pred prechodom zaúčtoval, upozorní, že predvaha to už obsahuje.

Ako preniesť neuhradené faktúry?

V druhom kroku nahraj zoznam faktúr neuhradených ku dňu prechodu. Faktúry sa uložia s väzbou na otvárací zápis – znova sa nezaúčtujú, nevstúpia do DPH a čakajú len na úhradu.

• Bez zdvojenia – pohľadávka 311 a záväzok 321 už sú v otváracom zápise, preto faktúra nemá vlastný účtovný zápis ani položky.
• Bez DPH – DPH týchto faktúr patrí do období, ktoré podal doterajší program alebo účtovník. Do kontrolného výkazu, priznania ani súhrnného výkazu v Podvojke sa nedostanú.
• Úhrada – keď príde platba, spáruje sa s faktúrou podľa variabilného symbolu a sumy ako ktorákoľvek iná a zaúčtuje sa 221/311 alebo 321/221. Prenesené faktúry sa ponúkajú na párovanie bez ohľadu na dátum vystavenia.
• Kontrola – sprievodca porovná súčet zostávajúcich súm s účtami 311 a 321 v otváracom zápise a pri rozdiele upozorní.

Rozpoznané stĺpce: Typ (vystavená / prijatá), Číslo, Číslo dodávateľa, Partner, IČO, Dátum vystavenia, Splatnosť, Suma celkom, Zostáva uhradiť, VS, Mena. Ak stĺpec Typ chýba, vyberieš, či sú v súbore vystavené alebo prijaté faktúry. Uhradené faktúry, dobropisy a preplatky sa preskočia – dobropisy a preplatky zapíš ručne.

Čo sa stane s partnermi?

Partnerov z faktúr Podvojka spáruje podľa IČO (bez IČO podľa názvu) a existujúcich nezdvojí. V treťom kroku doplní chýbajúcu adresu, DIČ a IČ DPH z registra právnických osôb.

Údaje z registra sa dopĺňajú len do prázdnych polí – čo si v karte partnera vyplnil sám, ostane. Partnerov bez IČO doplň ručne v časti Partneri.

Môžem import zopakovať?

Áno. Nový import predvahy nahradí predchádzajúci otvárací zápis – po potvrdení ho stornuje opačným zápisom k rovnakému dňu a zaúčtuje nový. Faktúry s rovnakým číslom sa pri novom importe aktualizujú, nezdvoja.

Faktúru, ktorá už má v Podvojke spárovanú úhradu, opakovaný import nezmení. Prenesenú faktúru, ktorá zanikla inak než platbou (odpis, dobropis), vyradíš v jej detaile a zánik pohľadávky zaúčtuješ ručným zápisom.