Pokladňa: hotovosť v s.r.o.

Potrebuje moja s.r.o. pokladňu?

Len ak firma naozaj pracuje s hotovosťou – platí v hotovosti, berie hotovosť od zákazníkov alebo dáva zamestnancom preddavky. Ak všetko ide cez banku a firemnú kartu, pokladňu nezakladaj.

Pokladňu založíš v časti Pokladňa. Ak v ľahkom režime zapíšeš pohyb „v hotovosti z firemnej pokladne“, Podvojka pokladňu založí sama a v menu sa objaví položka Pokladňa.

(otvorí obrázok v plnej veľkosti v novom okne)

(otvorí obrázok v plnej veľkosti v novom okne)

Čo musí obsahovať pokladničný doklad?

Číslo, obsah (za čo), od koho alebo komu, sumu, dátum vyhotovenia, dátum pohybu hotovosti, ak sa líši, a podpisový záznam toho, kto doklad vyhotovil (§ 10 ods. 1 zákona o účtovníctve).

• Číslovanie je samostatné pre každú pokladnicu a typ dokladu a každý rok začína od 1, napríklad PPD-P-2026-0001.
• Účel musí byť konkrétny – „hotovosť“ alebo „rôzne“ nestačí.
• Doklad sa vyhotovuje bez zbytočného odkladu. Podvojka upozorní, ak ho vyhotovuješ viac ako 3 dni po pohybe.
• Zaúčtovaný doklad sa nemaže ani neupravuje. Chybu opravíš stornom – vznikne storno doklad a pôvodné číslo ostane obsadené (§ 34 zákona o účtovníctve).
• Doklady sa uchovávajú 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú.

Ako zapíšem výber z banky do pokladne?

V pokladni zvoľ „Vybral som peniaze z banky do pokladne“. Peniaze idú cez účet 261 – Peniaze na ceste: z bankového výpisu 261/221 a pokladničným dokladom 211/261.

Ak je výber už v banke, priradíš ho k dokladu a zaúčtujú sa oba kroky naraz. Ak výpis ešte nemáš, Podvojka ukáže nespárovaný zostatok na 261 – ku koncu mesiaca má byť nulový. Odvod hotovosti do banky funguje opačne: VPD 261/211 a z výpisu 221/261.

Ako zapíšem nákup za hotové alebo úhradu faktúry v hotovosti?

Nákup na bloček zapíš ako výdavkový doklad s kategóriou (materiál, PHM, parkovné…). Úhradu faktúry vyber z faktúr – faktúra sa označí ako uhradená a doklad sa k nej priradí.

Neplatiteľ DPH zaúčtuje celých 61,50 € na 501. Bloček z eKasy je zjednodušená faktúra len do 400 € s DPH – nad túto sumu si na odpočet DPH vypýtaj riadnu faktúru. Pri PHM a nákladoch na osobné auto vyber vozidlo: odpočíta sa len 50 % DPH a zvyšok nie je daňový výdavok (pozri Auto vo firme).

Koľko môže firma zaplatiť v hotovosti?

Najviac 5 000 € za jeden právny vzťah. Platba v hotovosti, ktorá prevyšuje 5 000 €, je zakázaná a pokutu do 150 000 € môže dostať platiteľ aj príjemca (zákon č. 394/2012 Z. z.).

• Splátky jednej faktúry alebo zmluvy sa sčítajú (§ 6 ods. 2) – tri platby po 2 000 € k jednej faktúre sú spolu 6 000 €, teda nad limit.
• Presne 5 000,00 € je ešte v poriadku – zakázaná je suma, ktorá limit prevyšuje.
• Limit platí aj medzi spoločníkom a jeho s.r.o., aj pri výplate mzdy.
• Výber z vlastného účtu do vlastnej pokladne nie je platba medzi dvoma osobami – limit sa naň nevzťahuje.
• Podvojka platbu nad limit k jednej faktúre nedovolí uložiť a od 4 500 € upozorní.

Prečo Podvojka nedovolí uložiť výdavok?

Lebo by pokladňa išla do mínusu. Hotovosti nemôže byť menej ako nula – záporný zostatok znamená chýbajúci príjem a pri kontrole je dôvodom spochybniť celé účtovníctvo.

Zostatok sa kontroluje ku každému dňu od dátumu dokladu po dnešok – aj keď doklad dopisuješ spätne. Hláška povie, ku ktorému dňu a o koľko by pokladňa klesla pod nulu. Najprv zapíš príjem (napríklad výber z banky alebo vklad spoločníka), alebo oprav dátum.

Ako zapíšem vklad spoločníka a preddavok na pracovnú cestu?

Pri vklade spoločníka vyber, o čo ide – splatenie vkladu do základného imania (211/353), pôžičku firme (211/365) alebo príplatok (211/413). Preddavok na cestu je pohľadávka voči zamestnancovi (335/211) a zúčtuje sa pri vyúčtovaní cesty.

Ak sú náhrady nižšie ako preddavok, zamestnanec vráti rozdiel príjmovým dokladom 211/335. Pri spoločníkovi bez pracovnej zmluvy sa namiesto 335 používa 355.

Ako urobím inventúru pokladne a čo s mankom?

Hotovosť sa inventarizuje ku dňu účtovnej závierky, teda aspoň k 31. 12. – výnimka „raz za 4 roky“ na pokladňu neplatí. V Podvojke spočítaš bankovky a mince a rozdiel sa zaúčtuje.

Mimoriadnu inventúru odporúčame pri zmene pokladníka alebo pri podozrení na schodok. Výstupom je inventúrny súpis a inventarizačný zápis podľa § 30 zákona o účtovníctve.

Musím viesť pokladničnú knihu?

Zákon o účtovníctve pojem pokladničná kniha pre podvojné účtovníctvo nepozná – pokladničná kniha je analytická evidencia k účtu 211. Podvojka ju zostaví sama zo zaúčtovaných dokladov.

Pokladničnú knihu za ľubovoľné obdobie zobrazíš v detaile pokladnice a stiahneš ako PDF alebo CSV: počiatočný stav, doklady chronologicky s priebežným zostatkom, obraty a konečný stav. Pri viacerých pokladniciach má každá vlastný analytický účet 211.x.